Rekisteriseloste

1. Rekisterinpitäjä

AL Drive Oy
3143165-5
Tuomponraitti 17
49400 Hamina
+358 400 240273
info@aldrive.fi

2. Rekisterinpitäjän edustaja

AL Drive Oy
Aki Laasonen
Tuomponraitti 17
49400 Hamina
+ 358 400 240273
aki.laasonen@aldrive.fi

3. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää erityisesti seuraavia henkilötietoryhmiä:
– Liikenteen turvallisuusvirasto antaa määräykset autokouluille oppilaskirjanpidosta ajokorttiin tähtäävässä kuljettajaopetuksessa ja siitä tehtävistä ilmoituksista. Käsiteltävien henkilötietojen tyyppi muodostuu pääosin Liikenteen turvallisuusviraston ohje TRAFl/56267 /03.04. 03.06/2015 mukaisesti.

Oppilaskirjanpitoon on merkittävä seuraavat tiedot:

– oppilaan nimi
– oppilaan henkilötunnus
– kouluttaja
– kuljettajaopetuksen aloituspäivämäärä
– kuljettajaopetuksen ajokorttiluokka
– teoria- ja ajo-opetustuntien päivämäärät, kellonajat ja aiheet
– opettajan nimi

Ajo-opetuksesta on lisäksi merkittävä tieto simulaattorilla annetusta opetuksesta.
Henkilötietojen antaminen on palvelun käyttöönoton tai käyttämisen edellytys.
Rekisterinpitäjä varaa oikeuden keskeyttää palveluiden tarjoamisen tai estää pääsyn palveluihin, mikäli rekisteröity ei anna palvelun kannalta olennaisia tietoja tai vaatii niiden poistamista.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietoja käsitellään eAutokoulu-palvelun toteuttamiseksi ja kyseistä järjestelmää käytetään rekisterinpitäjän asiakashallintajärjestelmänä ja autokoulussa tapahtuvan opetustoiminnan toteuttamiseksi.
Palvelun kautta saatavaa ajo- ja opetusdataa tallennetaan opetuskäyttötarkoituksiin.
Henkilötietoja käsitellään edellä mainituissa tarkoituksissa myös oppilaskirjanpidon pitämiseksi.
Henkilötietojen käsittelyperusteena on osapuolten välinen sopimus taikka rekisterinpitäjän oikeutettu etu, joka perustuu osapuolten väliseen asialliseen yhteyteen.

Käsittelemme henkilötietoja täyttääksemme rekisteröidyn ja AL Drive Oy:n välisen sopimuksen, markkinoidaksemme tuotteitamme ja palveluitamme olemassa oleville ja potentiaalisille asiakkaille, kehittääksemme liiketoimintaamme sekä täyttääksemme lakisääteisiä velvollisuuksia alla tarkemmin kuvatuin tavoin:

Palveluiden toteuttaminen: Käytämme henkilötietoja palveluiden tuottamiseen, laskutukseen ja perintään sekä rekisteröidyn kanssa tapahtuvaan viestintään. Osana palvelun tuottamista teemme rekisteröidylle kyselyitä sekä analysoimme palveluiden (esim. opetuksessa käytetyn ajosimulaattorin tai muiden ohjelmistojen) käyttöä tuottaaksemme rekisteröidylle räätälöityä opetusta. Tietoja käsitellään palveluita koskevan sopimuksen täyttämiseksi.
Markkinointi: Käytämme nimi- ja yhteystietoja tuotteidemme ja palveluidemme markkinointiin. Asiakkaidemme osalta saatamme räätälöidä markkinointia palveluiden käytöstä kerättyjen tietojen avulla. Saatamme myös luovuttaa tietoja markkinointitarkoituksiin valikoiduille yhteistyökumppaneillemme. Tällöin käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen tai oikeutettuun etuun. Rekisteröity voi vastustaa markkinointia tai peruuttaa siihen antamansa suostumuksen milloin tahansa.
Tuotekehitys ja raportointi: Käytämme tietoja kehittääksemme palveluistamme entistä parempia. Esimerkiksi asiakaspalautteet auttavat meitä ymmärtämään, miten voimme kehittää palveluitamme. Tämä käsittely perustuu oikeutettuun etuumme.
Väärinkäytösten estäminen ja tutkiminen: Joudumme ajoittain käyttämään tietoja väärinkäytösten estämiseen ja tutkimiseen. Esimerkiksi automaattisesti kerättyjen lokitietojen avulla voimme valvoa ja selvittää tietojärjestelmän käyttäjän toimia ja tietojen käytön luvallisuutta oikeutetun etumme mukaisesti.
Lakisääteiset velvoitteet: Tositteita ja liiketapahtumia koskevaa kirjeenvaihtoa säilytämme kuusi vuotta sen kalenterivuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyy noudattaaksemme kirjanpitolakia.

5. Henkilötietojen säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään lähtökohtaisesti rekisteröidyltä itseltään palveluiden tilaamisen ja käytön yhteydessä.

6. Henkilötietojen käsittelyn kesto ja säilytysaika

Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietojasi tässä rekisterissä niin kauan, kun rekisterinpitäjällä on jokin tässä selosteessa kuvattu peruste tietojen käsittelyyn voimassa, sekä kohtuullisen ajan sen jälkeen, taikka niin kauan kuin sillä on lakiin perustuva velvoite säilyttää henkilötietoja. Esimerkiksi Oppilaskirjanpitoa on säilytettävä 5 vuotta sitä kalenterivuotta seuraavan vuoden alusta, jona oppilaskirjanpito on laadittu.
Säilytämme tietoja niin kauan kuin on tarpeen yllä määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti. Esimerkiksi opetus- ja tutkintotietoja säilytetään lainsäädännön edellyttämin tavoin.

Edellä mainitun ajan jälkeen karsimme tietoja ja käsittelemme nimi- ja yhteystietoja sekä yksittäisiä käyttäjän profiilia kuvaavia tietoja markkinointitarkoituksiin niin kauan kuin rekisteröity ei ole kieltäytynyt vastaanottamasta markkinointiviestejä. Mikäli rekisteröity kieltäytyy markkinoinnista, eikä muuta käsittelyperustetta ole, säilytämme tiedon kiellosta ja yhteystiedoista, jotta voimme varmistaa kiellon noudattamisen. Rekisteröity voi halutessaan pyytää myös tietojen poistamista kokonaisuudessaan.

Pyrimme pitämään hallussamme olevat henkilötiedot oikeina ja ajantasaisina poistamalla tarpeettomia tietoja sekä päivittämällä vanhentuneita tietoja. Rekisteröity voi myös itse vaikuttaa tietojen säilytysaikaan alla kuvattujen valintojen kautta.

7. Henkilötietojen siirto EU:n tai ETA-alueen rajojen ulkopuolelle

Palvelussa käsiteltäviä henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.
Ainoastaan voimme luovuttaa rekisteröidyn henkilötietoja toimivaltaisten viranomaisten esittämien vaatimusten edellyttämällä, kulloinkin voimassa olevaan lainsäädäntöön perustuvalla tavalla.
Tietoja luovutetaan mm. Trafille ja Trafin viranomaispalveluja tuottavalle kumppanille esimerkiksi Ajovarma Oy:lle.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Tiedot on tallennettu eAutokoulun tietojärjestelmään, joka on suojattu usein eri tavoin ja aktiivisesti ylläpidetty. Järjestelmä on myös suojattu palomuurein ja muiden teknisten keinojen avulla. Järjestelmään tallennettuihin rekisterin sisältämiin tietoihin pääsevät ja niitä ovat oikeutettuja käyttämään vain tietyt, ennalta määritellyt eAutokoulun ja AL Drive Oy:n työntekijät. Rekisterin sisältämät tiedot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Oikeus saada pääsy tietoihin: Rekisteröidyllä on oikeus kohtuullisin väliajoin tarkistaa rekisteriin tallennetut henkilötietonsa.
Oikeus tietojen oikaisemiseen: Rekisteröidyllä on oikeus pyytää, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä häntä koskevat epätarkat tai virheelliset henkilötiedot.
Oikeus tietojen poistamiseen: Rekisteröidyillä on oikeus saada tietonsa poistetuksi ilman aiheetonta viivytystä, esimerkiksi milloin henkilötietoja ei enää tarvita niiden alkuperäisiin käsittelytarkoituksiin, henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti tai rekisteröity peruuttaa antamansa suostumuksen eikä käsittelylle ole muuta laillista perustetta.
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen: Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä tietyissä tilanteissa, esimerkiksi milloin rekisteröity kiistää tietojensa paikkansa pitävyyden tai käsittely on lainvastaista.
Vastustamisoikeus: Tietyissä tilanteissa rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä, esimerkiksi käsiteltäessä henkilötietoja suoramarkkinointitarkoituksiin, tai milloin käsittelyn perusteena on oikeutettu etu.
Oikeus tietojen siirtämiseen: Mikäli rekisteröidyn henkilötietoja käsitellään automaattisesti suostumuksellasi taikka sopimukseen perustuen ja tiedot on saatu rekisteröidyltä, rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen siirtämistä järjestelmästä toiseen.
Oikeus peruuttaa suostumus: Mikäli käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus peruuttaa antamansa suostumus.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle: Ensisijaisesti rekisterinpitäjä toivoo, että mahdolliset erimielisyydet henkilötietojen käsittelyssä ratkaistaan sovinnollisesti osapuolten kesken. Mikäli tällaista asiaa ei kuitenkaan saada sovinnollisesti ratkaistua, on rekisteröidyllä oikeus tehdä valitus tietosuoja-asioista vastaavalle valvontaviranomaiselle.

10. Profilointi

Tätä rekisteriselostetta on viimeksi muutettu 3.2.2022.
Rekisterinpitäjä seuraa tietosuojaa koskevan lainsäädännön sekä viranomaisohjeiden muutoksia sekä kehittää palvelun toimintaa ja voi sen johdosta päivittää tätä selostetta.